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上海海洋大学高职学院管理制度

[2010年11月8日]


                               高职学院管理制度
                           
     为提高学院工作效率,增强学院的凝聚力,提升学院的服务功能,倡导节约文明的办公环境,本着规范管理、以人为本、和谐发展的指导思想,特制订本制度。
                               第一章   学院会议制度
一、党政联系会议
1、为体现学院事务及时商议、民主决策,特设立党政联系会议制度,党政联系会议原则上每周一上午9:00。召集人为院长,参加人员有院领导和院办公室主任。由办公室主任做好会议记录。
2、凡学院重大事项必须经党政联席会议讨论通过后,才能实施。凡没在联席会议上讨论的事,责任由相关领导自己负责。
3、总结上周工作情况,安排并部署下周工作,对重要问题进行讨论、决定。
二、民主管理大会
1、为使学院的重大决策更具有代表性和科学性。学院根据总体要求,不定期召开民主管理大会,民主管理大会成员为全院在职职工,会议由学院工会主席主持。
2、讨论、表决学院党政联系会议通过的重大决策。大会表决通过后,方可实施。
3、其他具体实施细则参照《上海海洋大学二级教职工代表大会实施细则》执行。
三、中心组学习
1、中心组学习要根据学校的要求和学院实际情况,由学院党总支书记召开并主持。参加对象为成教学院领导、各部门负责人以及科技管理学校相关领导和负责人员。
2、主要讨论学院发展规划和有关活动的学习。
四、高职学院工作会议
1、原则上每个月召开一次,会议时间根据需要确定。
2、参加人员由成教学院院领导和各办负责人以及科技管理学校相关领导和负责人员。

                               第二章 办公室管理
一、办公室日常规范
1、学院重大活动须穿学院制服。
2、学院领导和职工准备出差前,请在学院的公示栏注明出差的地点和起止的时间,以方便全院工作安排。
3、各办公室邮寄物品,院办只提供信封和邮票,各办公室自行填写和投送。
4、财务报销预约与发票管理由院办负责,其他办公室予以配合。
5、学校或学院会议的通知,由院办通知各办主任,再由各办主任通知其分管成员。
6、凡到临港校区办事的教工,应及时到院办做好登记,并填写时间、交通工具和事由。
7、如遇重大活动,且院车不够使用的情况下,教工可以乘坐出租车。原则上,其他情况下,一律不得乘坐出租车。
二、办公室用品的管理
1、各部门主任根据需要可于每月25日前向院办提交《低耗办公用品领用清单》,将所需物品清单详细填写,院办核查库存情况后方可采购或发放。如有超计划外购买或临时性购买,必须有主管领导批示,经院长同意。
2、各部门及个人领取办公用品,应在登记本上签字后方可发放。
3、日常使用的餐巾纸,每人每月2包。
4、每年年终,学院汇总并通报各办、个人的办公用品使用情况。
5、办公设备的日常维护由院办公室指定专人负责,其他人员不得随意拆、装或移动,因此而造成的人为损坏或因失职而损坏,由当事人赔偿经济损失。
三、印签和文件收发管理
1、学院公章由院办专人保管,并做好印章使用记录。非学院工作,未经院领导同意使用后引发的一切后果由保管人负责,直至追究法律责任。
2、各办公室发布各类文件,应统一格式,如沪海洋高职++【2009】几号,凡针对学院和上级部门的正式文件,须到院办做好登记备案,并由院办保存,凡针对个体学生发布的正式文件可直接由各办保管,各办须每年做好该类文件汇总和归档,以便今后工作交接。
3、各办公室收到校内外的相关文件,一律汇总到院办,由院办登记和保管。
4、文件的传阅,由院办负责在规定的时间发放与收回。传阅的各位老师应该及时传阅。
四、学院其他物品的定制与采购
1、学院各办所需的礼品、购物卡等都由院办采购;印刷品(包括各类简章、书本等)之类由所需办公室提供材料或设计要求,由院办联系制作单位。
2、对于专项培训项目,由于单独收支预算,学院领导可以授权项目负责人采购相关礼品。采购费用超过3000元,需报学院院务会议讨论通过后执行。
五、考勤制度
1、学院实行上下班刷卡制度,每月公布考勤情况,具体实施办法参照沪海洋人[2008]10号《上海海洋大学教职工考勤管理制度(试行)》。
2、分管院领导负责所分管部门的考勤,对不遵守考勤的员工报党政联系会议,并按照学校相关的考勤措施予以处理。
3、在工作时间内(含迟到和早退),上级领导不知下级员工去向的,当事人和当事人的领导都按规定给予罚款处理。
4、学院集体活动,除参加各层次学历、培训考试,因公出差,生病有病假条外一律不准请假。凡不具备上述原因,且未经领导同意,不参加集体活动的职工,第一次扣除200元奖金、第二次扣除500元奖金、第三次扣除800元奖金并年终考核为基本合格。       


                               第三章 安全管理制度
一、安全管理工作:
1、严格执行《中华人民共和国消防法》和《上海海洋大学消防安全管理制度》,配合校保卫处共同努力做好各项安全防范工作。
2、党总支书记全面负责安全防范工作,检查督促各部门的安全防范措施及落实情况。部门领导分管本部门的安全,院公共场所(包括洗手间、会议室及楼道)由院办负责。
3、各办公室设立一名安全责任人,平时应严格检查自己办公区域的安全情况,发现火警、火险,都有义务和责任及时排除、报修和报警。
4、严禁乱接电源和违章用电。离开办公室的最后一人,必须切断电源,消灭事故隐患
5、妥善保管好公共财产和个人物品。办公室离人前要锁窗锁门。
二、“突发事件”处理:
1、遇有“突发事件”,要根据上海海洋大学处置“突发事件”预案,采取合理的处理措施,立即向院“突发事件”工作小组汇报,并上报校办。
2、如发现学生聚众斗殴等不稳定的现象发生及时上报院领导和校办。
三、保密工作:
1、增强保密意识,做好对教工的保密安全宣传教育,遵守国家相关法律、法规、规章制度和学校有关保密规定
2、对上级下达的属保密内容的文件和学院的考卷保守秘密。
     
                               第四章  用车制度

一、用车规定:
1、学院车辆由学院办公室负责统一调度和管理。
2、市区用车:各部门因重大公务活动需要使用车辆,由各部门主任提前一天到院办公室填写《用车单》,由办公室按登记用车的先后顺序和急缓程度统一调度。市外用车:由学院院长批准。
3、学院车辆原则上不作教职工因私用车。若因特殊情况,用车人需向院长说明用车事由,用车时间,并经同意后,到院办公室办理相关用车手续。
4、学院院车使用人范围为:院领导;其他员工办事一律乘坐公共交通。
5、学院领导以身作则,廉洁自律,正常情况下不得擅自用车上下班。
二、费用结算:
  在满足学院用车的前提下,学校其他学院或部门用车,由办公室批准,校车队负责结算相关费用,费用结算标准按照学校车队标准执行。
三、司机管理与考核:
1、学院对于车辆的使用,实行出车通知单制,司机拿到出车通知单后可出车。出车通知单为司机报销费用的基本依据,无出车通知单或超出出车通知单意外的费用办公室不予签字报销。
2、如遇特殊情况,来不及办理出车通知单的,完成任务后,主动补办出车通知单。驾驶员擅自出车,发生一切后果自行承担。
3、学院委托学校车队对驾驶员进行管理和考核。
本办法中未尽事宜,由办公室请示院长后确定。
四、院领导授权院办公室负责本办法的解释。


 

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